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Administración Exitosa del Tiempo: la clave para ser más competitivo

El tiempo es uno de los recursos más preciados del ser humano, gracias a una buena administración se puede optimizar los esfuerzos para ser exitoso en el mundo de los negocios.

Por: Abraham Mora

Administración Exitosa del Tiempo: la clave para ser más competitivo

En una era moderna el tiempo se ha convertido en uno de los recursos más necesarios de todos quienes llevan una vida agitada, ya sea en el campo de los negocios, familiar o académico. El tiempo, a diferencia de otros recursos como el económico, humano o tecnológico; es el único recurso que todos.

“En un mundo global y conectado, el uso de las nuevas tecnologías permite que se planifique mejor el tiempo; en Estados Unidos, según una publicación en Newsweek and The Daily Beast sobre las tendencias de los Vicepresidentes de empresa en temas de utilización del tiempo, el 82% utiliza equipos electrónicos sean estos tablets, teléfonos móviles, computadores portátiles o PDA, para planificar su tiempo basados en sistemas propios o de terceros llamados “PSP: Personal System of Administration”  y con esto llevar una mejor planificación y control de sus actividades.”

poseemos sin distinción alguna, sea este distribuido en 60 segundos por minuto, en horas por semana, medido por un reloj, calendario, etc., con el fin de iniciar y finalizar actividades de nuestra vida cotidiana. En la era del conocimiento el tiempo y el espacio son componentes importantes para alcanzar el éxito y el saber cómo invertirlo o gastarlo depende tanto a nivel personal como del aprovechamiento de los factores del entorno.

La productividad inicia desde las primeras horas de la mañana y la importancia de tener hábitos bien marcados en temas de tiempo/trabajo es vital al momento de tomar decisiones; el registro de todas las actividades tanto por hacer y las ya realizadas es uno de los mejores; eliminar tareas y delegar funciones va a permitir al ejecutivo exitoso tener una adecuada clasificación de tareas por categorías, por ejemplo, contar con una clasificación de tareas de acuerdo a prioridades y tareas según el grado de urgencia; otra clasificación puede ser aquella que denote realizar tareas en términos de rentabilidad: Alta, negativa (se derivan consecuencias negativas si no se realizan), media o baja. Los ejecutivos que se alcanzan entre trabajo acumulado y almuerzos o cenas de negocios son más vulnerables a verse víctimas de la falta de tiempo, y para minimizar ese impacto la clave es determinar y conocer su período de mayor actividad para el cual se debe asignar al mismo tareas de prioridad 1 (de la clasificación mencionada anteriormente) y otras actividades prioritarias.

De esta forma los cometidos no prioritarios casi por si solos se los realizará en horas de baja productividad según las circunstancias lo permitan, o también se puede diseñar un “Programa de Tiempo Preciso (PTP)” clasificando las actividades, por ejemplo, en públicas o privadas.

En un mundo global y conectado, el uso de las nuevas tecnologías permite que se planifique mejor el tiempo; en Estados Unidos, según una publicación en Newsweek and The Daily Beast sobre las tendencias de los Vicepresidentes de empresa en temas de utilización del tiempo, el 82% utiliza equipos electrónicos sean estos tablets, teléfonos móviles, computadores portátiles o PDA, para planificar su tiempo basados en sistemas propios o de terceros llamados “PSP: Personal System of Administration”  y con esto llevar una mejor planificación y control de sus actividades.

En los PSP se anotan una o dos metas diarias en todas las áreas de la vida y se las escoge según su jerarquía y prioridad de realización, el sistema permite mantener alertas de las actividades no realizadas, mantenerse encarrilado en los horarios y acumular tiempo para otras actividades.

La esencia de la administración del tiempo se convierte sensible cuando no se sabe cómo aprovecharlo; la alta dirección debe agilizar a su organización asignando la máxima prioridad del negocio al tiempo, asegurando que todos los integrantes de la empresa comprendan lo que significa la eliminación del tiempo desperdiciado a cambio de un trabajo más ágil entendiendo que no es lo mismo que trabajar más rápidamente.

Finalmente, y aunque suene a un cliché, se debe aprender a utilizar el poco tiempo libre que queda; y si este existe, es preferible tomar un descanso que tratar de hacer trabajo forzoso o mirar al techo de la oficina. Todos vivimos en un entorno competitivo y voraz ante el cual se cuenta con el tiempo a favor de cada uno y al dejarlo ir ya no se puede recuperar.

FIN

 

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